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公司太多的excel需要处理,有时候都不知道放哪去了,有比较好的管理软件吗?

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发表于 2020-1-15 07:27:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
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丨丶英勇青铜侠客

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发表于 2020-1-15 07:27:26 | 显示全部楼层
说一下我的方法,仅供参考!
我现在的电脑桌面在我们公司是最干净的,没有之一。你知道无敌是多么寂寞吗?![打脸]
我桌面上只有三个图标。两个是删除不了的,不然它两个也不在了;另外一个就是主角:一个Excel工作簿!
我用这个工作簿管理我几乎所有的工作和文件。在这个工作簿里,放着我的所有工作资料、项目资料和其它类型文件,不管它是在我的个人电脑里,还是在公司的公共盘里,我都是一点鼠标,直接打开。不需要回忆、思考它是在C盘还是D盘!也不需要再一步步去打开一层层的文件夹!不 需 要!!通通一键直达!!
前几天印尼的同事过来,看到我的电脑桌面,再看我工作方法后大为赞叹,如获至宝!
其实核心就是一个Hyperlink函数!
但是,我曾经把这个工具分享给我的同事,发现没有几个人在用的。我知道原因:因为没有几个人能把5S做好!这里说的是对自己工作、文件资料去做5S!这一步最难!很少人能做好!
你只要条理清楚分门别类地将自己的工作整理好,然后用Hyperlink函数做成超链接,分类放好。以后每天上班,你只需要打开这个工作簿,就可以搞定你一天的工作。
这个函数不难,百度头条一下使用教程一堆!
其实,我的电脑桌面早期是一排排的快捷方式。处女座根本接受不了满屏的文件。最后我连快捷方式也受不了了,就把这些快捷方式放到一个工作簿里,这样用了一段时间发现编辑不方便,显示不好看。最后就用了Hyperlink这个函数。就进化了成现在我说的这个样子。
自豪于找文件总能快人一步,这个牛B可以一吹。哈哈![打脸][打脸][打脸]
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发表于 2020-1-15 07:28:21 | 显示全部楼层
公司太多的excel需要处理,有时候都不知道放哪去了,有比较好的管理软件吗?


通用Excel


是你想要的理想的管理软件。


通用Excel是一款基于Excel操作界面,将现有单个零散的Excel表格,进行统一格式化处理,形成系统化关联,所有数据保存在服务器上(需自备服务器),不用担心数据丢失,同时对于数据共享也是极大的便利。



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通用Excel支持自主定制开发各种管理功能,包括常见的进销存、OA、财务管理、ERP、生产管理、项目管理、内控管理等,不需要学编程,操作就在Excel上,不改变原有的使用习惯。


通用Excel轻松配置系统权限,定义角色,对于报表的填写权限、查看权限、修改权限、删除权限、打印权限等,都可以随时调整,免去了系统后期维护的难题。


通用Excel支持手机APP使用,出差在外,只要手机有网络,即可访问服务器进行数据录入、查阅、统计等。


同时通用Excel还支持微信通知,如果系统中一些比较重要是流程事项,可以及时利用微信推送通知。

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发表于 2020-1-15 07:28:57 | 显示全部楼层
看你的问题,主要是纠结在于“找”这个问题。
要在几千上万的文件中快速找到自己想要的那个文件肯定是需要技巧的,管理软件后边再说,先说文件分类,一个好的分类习惯能让事情变得井井有条,因此,建议你先做好下面的准备:
1、把你所有的文件按内容不同分门别类放在不同文件夹中,比如财务表格放在财务文档中,人事表格放在人事文档中;
2、建立统一的文件命名规则,比如每月的工资表命名为【1912研发部工资表-张三.xls
】,规则为:时间+部门+标题+作者,根据情况,可自行调整顺序;
3、周期性循环产生的文件,比如工资表、绩效表等等建议单独创建文件夹存放。独立文件分类存放,比如部门规章、员工手册等可单独建立行政文档文件夹;
4、一开始可能会比较混乱,但随着时间推移,你会逐渐熟悉这套分类规则,逐渐能够快速分清某份文件属于什么分类,会在什么文件夹下。
做好以上四点后,实际上不用辅助软件你也可以快速(10-60秒)找到你想要找的文件。但不管再快,这种方法也得不停打开文件夹查找文件。记忆出现差错的话可能耗费比较长的时间。
下面我们说说软件:
1、快速启动软件,利用比如Rolan、音速启动等效率软件可以大幅提高打开文件夹路径的速度;
2、电脑文件搜索软件,比如Everything、SwiftSearch等软件,就像电脑里的搜索引擎,只要你能模糊记得文件名中的文字,那么就能快速搜索到对应文件,从而快速打开文件;这是本人推荐的方式,只要文件命名遵循了上面的规则,那么找到文件,最快可能三秒搞定;
3、云文档,利用腾讯文档、NAS文档存储等服务将文件传输到网上,通过系统搜索也能快速定位文件,不过一样的,存在记忆成本,同是记忆文件名或是文件内容,实际上本机搜索会快速的多。不过云文档的好处在于基本不存在文档异常丢失的风险,而且可以保留文档历史版本,还可以与人协作等等,看个人需求选择吧。


到这里总结一下,要快速从众多文件中找到你需要的那份,首先在于良好的文件分类和命名习惯,如果你把文件乱放,命名毫无规则,找不到就太正常了。因此抽时间建立自己的文件存储规则吧,不仅是文档,软件、音视频、各类文件都可以遵循这个规则的话,这会让你终身受益!
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发表于 2020-1-15 07:29:51 | 显示全部楼层
你好,很高兴能回答您这个问题。
推荐您使用群晖NAS,excel虽然不占用太多的存储空间,但是量大的时候,管理起来确实很麻烦,要从海量的文件里面,找出某个表格确实比较难办。
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为什么推荐您使用群晖NAS呢?首先,excel不占用太多存储资源,所以您只需入手一台桌面式的即可,大概2500元左右即可配好全套。
其次,既然您excel表格很多,那证明都是日积月累存储下来,不能删除的重要数据,那么群晖NAS的备份功能和Raid磁盘阵列功能,还能很好的保护您的数据。
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然后,也是最重要的一点,群晖NAS可以建立索引,想要某个表格,直接搜索即可,很快的就能从大量文件中,找到你想要的文件。
群晖NAS,还有在线协作办公功能,当一份表格需要多人或者多部门一起完成编辑的时候,不用再想以前一样,把一份表格传来传去的,在不同的人手里编辑,有了在线协作办公,同一份表格,可以多人同时编辑,减少了表格编辑时间,也降低了数据的错误率。
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除了这些功能,群晖NAS的数据共享同步、备份与还原等都是日常办公需要用到的,这笔购买管理软件,性价比高多了。
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